In molte aziende la decisione su come realizzare un nuovo sistema informativo viene presa in modo sorprendentemente poco strutturato. Si raccolgono alcune offerte da fornitori software, si confrontano i costi delle licenze, si valuta la promessa di velocità di implementazione e spesso si conclude che acquistare un prodotto SaaS sia la soluzione più semplice.
Questa scelta, nel breve periodo, appare quasi sempre razionale. Il sistema è già pronto, l’investimento iniziale è relativamente contenuto e la responsabilità tecnologica ricade in buona parte sul fornitore. Il problema emerge quasi sempre nel medio periodo.
Molte aziende scoprono, dopo pochi anni, che il software acquistato non riesce a rappresentare correttamente i processi reali dell’organizzazione. Le personalizzazioni diventano costose, le integrazioni si moltiplicano e l’architettura IT si trasforma progressivamente in una rete complessa di sistemi che comunicano con difficoltà tra loro.
A quel punto il costo iniziale della decisione non è più rilevante. Ciò che conta è il costo cumulato della rigidità tecnologica.
Quando un’impresa introduce un nuovo sistema digitale, in realtà sta compiendo una scelta strategica tra tre modelli fondamentali: acquistare un prodotto standard (buy), sviluppare una soluzione su misura (build) oppure costruire un’architettura che integri più sistemi specializzati (integrate). Capire quale strada scegliere è una delle decisioni più importanti che un’organizzazione possa prendere nel proprio percorso di trasformazione digitale.
Le tre opzioni strategiche
La prima opzione, acquistare un prodotto standard, è la più diffusa. I software SaaS hanno il grande vantaggio di ridurre drasticamente il tempo necessario per rendere disponibile una soluzione operativa. Consentono inoltre di distribuire il costo nel tempo attraverso modelli di abbonamento.
Questa strada funziona molto bene quando i processi aziendali sono relativamente standardizzati. Pensiamo, ad esempio, alla gestione della contabilità, alle attività di marketing automation o ad alcune componenti della gestione delle risorse umane. In questi ambiti i prodotti di mercato sono maturi e adottati da migliaia di aziende, quindi il vantaggio competitivo derivante da una personalizzazione estrema è spesso limitato.
La seconda opzione è lo sviluppo di software su misura.
Questa scelta diventa strategica quando il software rappresenta una componente critica del modello di business dell’azienda. In questi casi adattare i processi aziendali a un prodotto standard può generare più inefficienze di quante ne risolva. Un caso molto frequente riguarda le aziende manifatturiere con processi produttivi complessi o fortemente personalizzati. In questi contesti i sistemi standard raramente riescono a rappresentare con precisione tutte le variabili operative.
In un progetto realizzato da lab51 per un’azienda industriale che produce componenti tecnici su commessa, il sistema gestionale standard non era in grado di gestire correttamente la configurazione di prodotto e la pianificazione della produzione. Ogni ordine richiedeva interventi manuali da parte degli operatori, generando ritardi e margini di errore elevati.
Lo sviluppo di una piattaforma software su misura, integrata con l’ERP aziendale, ha permesso di automatizzare completamente la configurazione degli ordini e la generazione delle distinte di produzione. Il risultato è stato una riduzione significativa dei tempi operativi e un aumento misurabile della capacità produttiva.
La terza opzione è l’integrazione tra più sistemi specializzati.
Questo modello sta diventando sempre più diffuso nelle architetture moderne, soprattutto grazie alla diffusione delle API e delle architetture a microservizi. In molti casi non è necessario scegliere tra software standard e software custom: è possibile combinare entrambi, costruendo una piattaforma digitale composta da più componenti interoperabili.
Un esempio tipico è rappresentato dalle aziende che utilizzano un ERP standard per la gestione amministrativa e contabile, ma sviluppano applicazioni specifiche per supportare i processi operativi o commerciali.
Questa strategia consente di sfruttare la solidità dei prodotti di mercato mantenendo al tempo stesso la flessibilità necessaria per innovare i processi aziendali.
Il vero problema: decisioni prese con la metrica sbagliata
Molte organizzazioni prendono queste decisioni osservando quasi esclusivamente il costo iniziale della soluzione. Questo approccio è comprensibile ma profondamente fuorviante.
Il vero costo di una piattaforma software non è rappresentato dalla spesa iniziale, ma dal costo totale di proprietà nel medio periodo: integrazioni, personalizzazioni, limitazioni operative, dipendenza tecnologica dal fornitore e difficoltà di evoluzione del sistema.
In alcuni casi un software SaaS che costa poche migliaia di euro all’anno può generare, nel tempo, costi indiretti molto superiori al costo di sviluppo di una soluzione su misura.
Un caso emblematico riguarda un’azienda di servizi che aveva adottato un CRM standard per la gestione delle relazioni con i clienti. Nel giro di pochi anni il sistema si era trasformato in un mosaico di estensioni, plugin e integrazioni con altri strumenti aziendali. Ogni nuova funzionalità richiedeva interventi complessi e spesso costosi. L’azienda ha infine deciso di riprogettare completamente la piattaforma, sviluppando un sistema custom integrato con l’infrastruttura dati aziendale. Il costo iniziale del progetto è stato superiore rispetto alla licenza del CRM standard, ma l’azienda ha ottenuto una piattaforma molto più flessibile e perfettamente aderente ai propri processi operativi.
Il framework decisionale
Per prendere decisioni tecnologiche più razionali è utile valutare almeno quattro dimensioni fondamentali.
La prima riguarda il livello di differenziazione competitiva del processo che il software deve supportare. Se il processo rappresenta un elemento distintivo del modello di business, difficilmente un prodotto standard riuscirà a supportarlo in modo efficace.
La seconda dimensione riguarda la complessità operativa. Più un processo è articolato e specifico, maggiore sarà la probabilità che una soluzione standard richieda numerose personalizzazioni.
La terza dimensione è la velocità di evoluzione del business. In contesti molto dinamici, dove i processi cambiano frequentemente, la flessibilità tecnologica diventa un fattore determinante.
Infine esiste una dimensione spesso sottovalutata: la governance dei dati.
Negli ultimi anni i dati sono diventati il vero asset strategico delle organizzazioni. Molte aziende stanno investendo nella costruzione di data platform aziendali in grado di integrare informazioni provenienti da diversi sistemi e renderle disponibili per analisi avanzate e applicazioni di intelligenza artificiale.
In questo scenario, la scelta delle piattaforme software non può prescindere dalla loro capacità di integrarsi con l’ecosistema dati aziendale.
Un software eccellente dal punto di vista funzionale ma chiuso dal punto di vista delle integrazioni può trasformarsi rapidamente in un ostacolo alla crescita tecnologica dell’organizzazione.
Verso architetture ibride e modulari
La realtà è che sempre più aziende stanno adottando modelli architetturali ibridi.
Le componenti più standardizzate dell’infrastruttura informativa vengono affidate a piattaforme di mercato, mentre i sistemi che supportano processi distintivi vengono sviluppati su misura o profondamente personalizzati.
Questo approccio consente di combinare velocità di implementazione e controllo strategico sulla tecnologia.
Naturalmente costruire architetture di questo tipo richiede competenze progettuali significative. È necessario comprendere a fondo i processi aziendali, progettare correttamente le integrazioni tra i sistemi e costruire un’infrastruttura dati coerente e scalabile.
Per questo motivo molte organizzazioni scelgono di affiancarsi a partner tecnologici in grado di supportare non solo lo sviluppo software, ma anche la definizione dell’architettura digitale complessiva.
In questo contesto il ruolo di un partner come lab51 non è semplicemente quello di sviluppare applicazioni, ma di aiutare le aziende a prendere decisioni tecnologiche consapevoli, progettando piattaforme digitali che possano evolvere insieme al business.
Perché, in fondo, la vera domanda non è se convenga acquistare software standard o sviluppare soluzioni su misura.
La vera domanda è quale architettura tecnologica permetterà all’azienda di crescere nei prossimi dieci anni senza essere prigioniera delle decisioni prese oggi.
